Kabar menggembirakan kembali datang dari Ksatria Airlangga. Enam mahasiswa Universitas Airlangga (Unair) berhasil menyabet juara I lomba Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA) yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur. Penghargaan itu diberikan di Harris Hotel & Conventions Surabaya, Selasa (28/9/2021).
Enam mahasiswa itu adalah Ihza Faktama, Octa Dinar Anugrah, dan Alfaridzi Makruf, mahasiswa S-1 Ilmu Informasi dan Perpustakaan, serta Amanda Priska Kurroti Aini, Hanida Azzahra Putri, dan Annisa Putri Prasetya, mahasiswa D-3 Perpustakaan.
Dalam kompetisi yang diadakan se-Jawa Timur itu, Tim FKMSA Unair meraih juara I. Disusul kemudian juara II Institut Teknologi Sepuluh Nopember dan juara III Universitas Brawijaya.
Ketua Tim FKMSA Unair Ihza Faktama memaparkan alasan di balik keikutsertaannya dan tim mengikuti kompetisi. Menurut Ihza, minimnya pengetahuan masyarakat dalam mengelola, merawat, dan menyimpan arsip keluarga menyebabkan banyak masyarakat masih kesulitan apabila sewaktu-waktu membutuhkan arsip. Oleh karena itu, ia dan tim melakukan kegiatan edukasi dan bimbingan teknis.
“Kami memberikan edukasi dan bimbingan teknis kepada masyarakat terkait penataan arsip keluarga, baik secara manual maupun dengan cara digital,” jelasnya saat dikonfirmasi via telepon, Rabu (29/9).
Dalam kompetisi itu, Tim FKMSA Unair melakukan beberapa kegiatan yang ditujukan untuk edukasi dan bimbingan teknis terkait arsip keluarga. Pertama, sosialisasi penataan arsip keluarga daerah Kalijudan dan Pacar Kembang pada 13 Juni 2020. Kegiatan dilakukan dengan cara door to door, yaitu Tim FKMSA Unair mendatangi rumah warga untuk memberikan penjelasan terkait Arsip Keluarga Digital.
“Sosialisasi ini dilakukan untuk memberikan edukasi secara rinci, bagaimana cara menyimpan dan merawat arsip secara benar, tepat, dan cepat ditemukan apabila ditemukan,” tambah Ihza.
Kegiatan kedua, bimbingan restorasi arsip kertas kepada mahasiswa. Tujuannya, melindungi arsip kertas agar tidak bertambah rusak, dengan menggunakan alat, dan bahan dobel tip dan lembaran plastik laminasi.
“Kami praktik langsung proses enkapsulasi arsip kertas yang robek serta cara membersihkan arsip kertas yang berjamur dengan menggunakan alkohol yang diusap pada jamur yang menempel di kertas,” kata Ihza.
Kegiatan ketiga, bimbingan teknis digitalisasi arsip keluarga. Bimbingan teknis digitalisasi ini ditempatkan di Balai RW Sememi Jaya, Kelurahan Sememi, Benowo, Kota Surabaya. Sasaran dari bimbingan teknis yaitu Warga Kelurahan Sememi Jaya yang dilakukan secara tiga hari berturut yakni 17-19 Juni 2021 dengan total warga yang hadir sebanyak 90 orang.
“Alur kegiatan ini kami melakukan survei di tempat pelaksanaan kegiatan, kemudian membuat surat izin pelaksanaan kegiatan dan mengajukan surat izin kepada Ketua RW Sememi Jaya,” ujar Ihza.
“Selanjutnya, Ketua RT memberikan pengumuman kepada warga terkait kegiatan, kemudian proses penyemprotan cairan disinfektan, dan terakhir, Tim FKMSA Unair melaksanakan kegiatan bimtek aplikasi DAK di Balai RW 001 Sememi Jaya dengan menerapkan protokol kesehatan yang ketat,” lanjutnya.
Melalui gagasan ini, Ihza berharap agar masyarakat lebih memahami terkait pengelolaan, penyimpanan, dan perawatan arsip keluarga. “Kami berharap bisa mewujudkan masyarakat yang tertib arsip,” ucapnya.
Sebagai informasi, kompetisi yang diikuti TIM FKMSA Unair hingga meraih juara tersebut dibina oleh tim Bidang Kearsipan Unair. (*)
